আবেদনের মূল ভিত্তি প্রায়শই একটি "Note Verbale" – প্রেরণকারী রাষ্ট্র বা সংস্থা থেকে একটি আনুষ্ঠানিক, সরকারি অনুরোধ [১][৭][১০][১২][২৬]। এই নথিটি আবেদনকারী কে, তার পদ, তার অবস্থান বা অ্যাসাইনমেন্টের উদ্দেশ্য এবং সময়কাল, পাসপোর্টের বিবরণ নিশ্চিত করে এবং আনুষ্ঠানিকভাবে ভিসার জন্য অনুরোধ করে [১][৭][১০][১২][২৬]। এই নোটগুলি সাধারণত বেশ সাম্প্রতিক হতে হয়, কখনও কখনও গত এক মাস বা এমনকি দুই সপ্তাহের মধ্যে জারি করা [১][৭]। একটি নির্দিষ্ট আবেদনপত্র, সাধারণত টাইপ করা, এছাড়াও প্রয়োজন, যেখানে আবেদনকারীর কার্যকরী পদবি (শুধু "কূটনীতিক" নয়) এবং স্পনসরের তথ্য (সাধারণত তাদের দূতাবাস) বিশদভাবে উল্লেখ থাকে [১][৩][৫][৭][১২]।